Quante volte abbiamo l’agenda piena di cose da fare e a fine giornata ci sembra di non aver concluso nulla?
Oppure ti capita mai di distrarti, o di essere interrotto così tante volte, da non riuscire a portare a termine il tuo obiettivo?
Sicuramente sì, perché sono cose che capitano a tutti noi.
Molto dipende anche dal periodo in cui ci troviamo, addirittura dalla giornata. Il risultato però è sempre lo stesso: quello di arrivare a sera frustrati perché non abbiamo fatto tutto quello che ci eravamo prefissati e con l’ansia di vedere la lista delle cose da fare per il giorno successivo allungarsi in maniera spropositata.
Per non farci condizionare dall’umore sbagliato, dalla meteoropatia, dal nostro stato di salute, dagli eventi esterni (per quanto possibile) e dalle mille fonti di distrazione che ci circondano quotidianamente, esistono alcune tecniche, per aumentare e migliorare la nostra produttività.
Visualizzare i goal che vogliamo raggiungere ci aiuta molto a migliorare le nostre performance, nella vita di tutti i giorni, per questo ti presentiamo 3 diverse tecniche. Puoi provarle tutte o scegliere quella che sembra più adatta a te, e ricorda: Power your Vision per raggiungere i tuoi obiettivi!
1) La tecnica del Pomodoro
La tecnica del pomodoro è forse il metodo più conosciuto. È stata inventata alla fine degli anni ’80 dallo studente universitario Francesco Cirillo.
Proprio come noi, Cirillo si perdeva, durante i suoi pomeriggi sui libri, in attività secondarie e a fine giornata non era arrivato a un punto soddisfacente.
Decide quindi di provare a organizzare meglio il suo tempo e si dà come obiettivo di rimanere concentrato su quello che si era prefissato di fare, per un tempo breve, ma definito. Prende quindi un timer da cucina a forma di pomodoro (ecco da dove deriva il nome!), lo imposta su 25 minuti e si impone di non lasciarsi distrarre da altro finché il ‘pomodoro’ non avrà terminato il suo tempo.
Dopo molti test, prove e aggiustamenti, Cirillo valuta positivamente i risultati di questa tecnica e ne descrive in modo preciso le regole di applicazione:
- Segna su un foglio le attività da compiere durante la giornata.
Naturalmente, non esagerare, fai una lista che tenga conto delle tue possibilità e dei tuoi bioritmi.
- Imposta il timer a 25 minuti.
- Lavora sull’attività senza lasciarti distrarre, finché non saranno passati i 25 minuti.
Per quei 25 minuti non prendere in mano il telefono, non controllare la mail, se i colleghi ti chiamano cerca di posticipare il tuo coinvolgimento alla fine del ‘pomodoro’, se ti interrompono i familiari, cerca di spiegare l’importanza che ha per te l’attuazione di questa tecnica.
- Prendi una pausa di 5 minuti quando il timer suona.
Fallo sempre. Non proseguire con l’attività, anche se ti sembra di essere in un momento produttivo, perché altrimenti sballerai tutta la routine. In questi pochi minuti fai qualcosa come prendere un caffè, bere un bicchier d’acqua, andare al bagno, fare un giro attorno alla scrivania…
È consigliato non intraprendere attività che si potrebbero prolungare ben oltre i 5 minuti! (aprire le mail o i social è sempre molto rischioso in questi casi).
- Prendi una pausa di 15-30 minuti dopo 4 “pomodori”.
In questo caso sì che puoi rispondere al messaggio lasciato indietro, richiamare qualcuno che ti aveva cercato, controllare i social. Anche se la cosa ottimale rimane dedicare questa pausa a un po’ di attività fisica, un leggero stretching, o se ne hai la possibilità, una passeggiata rigenerante.
2) La tecnica del pomodoro è un metodo semplice, che non necessita di particolari strumenti, anche se online trovi diverse app dedicate, ma ti assicuriamo che all’inizio non è per nulla facile rimanere concentrati per 25 minuti! Metodologia Agile
La metodologia agile è una tecnica di project management nata attorno agli anni 2000, che si attua in azienda e per progetti complessi, ma alcuni suoi concetti si adattano benissimo anche alla produttività di noi singoli.
Il metodo Agile suddivide un progetto in fasi brevi, chiamate ‘sprint’, in modo da organizzare il lavoro in modo più efficiente, poter monitorare meglio l’attuazione dei vari step, e intervenire più agilmente, nell’immediato, se ci sono da apportare dei cambiamenti.
Tutta questa organizzazione viene preparata in modo estremamente visuale, grazie all’utilizzo di lavagne cancellabili, o di semplici muri bianchi, dove grazie a scotch di carta e post-it colorati, vengono definite le finestre temporali e gli obiettivi.
Se adatti questo metodo ai tuoi progetti, il gioco è fatto!
Prepara una parete davanti alla tua scrivania, e orizzontalmente, con uno scotch di carta, crea una barra temporale, divisa per settimana, per mese, o anche per anni, per avere una visione sugli obiettivi a lungo termine.
Verticalmente puoi identificare dei macro-argomenti, come: lavoro, benessere, progetti personali.
A questo punto, popola i riquadri che nascono dall’intersecazione del macro-argomento e del periodo temporale, con tutti i tuoi post-it dove avrai scritto, a mano, gli obiettivi e le azioni per portarli a termine.
3) In questo modo avrai sempre sott’occhio i tuoi target, a medio e a lungo termine, e l’andamento delle attività da completare per raggiungerli. Matrice di Eisenhower
Molte volte le nostre giornate hanno delle ToDo List così lunghe, che spesso ci perdiamo proprio in questa complessità, non sapendo da dove iniziare, o peggio, dedicando la maggior parte del nostro tempo ad attività superflue o a basso rendimento.
In questo senso ci viene in aiuto la Matrice di Eisenhower, che ci facilita nell’ordinare i nostri task in base alla loro urgenza e alla loro importanza, e ci indica come gestirle di conseguenza.
Vediamo nel dettaglio i diversi casi identificati:
- Urgente e importante
Queste sono le attività a cui deve essere dedicata la maggior parte della tua giornata, perché devono essere completate in tempi stretti.
- Non urgente ma importante
Questi sono solitamente obiettivi a lungo termine, che non devi risolvere nell’immediato, ma che non è nemmeno corretto procrastinare. La gestione ottimale è infatti quella di pianificare le azioni che li riguardano, in modo da arrivare alla dead line preparato e senza ansie.
- Urgente ma non importante
In questo caso è consigliato delegare l’attività a qualcuno che se ne possa occupare, non essendo per te centrale.
- Non importante e non urgente
Questo è proprio il caso in cui è giusto eliminare l’attività dalla tua lista. Ti permetterà di salvare tempo prezioso da reinvestire in altro.
Cosa ne pensi di queste tecniche?
Hai trovato quella che sembra più adatta ai tuoi bisogni?